YAZ STAJI KILAVUZU
Bu Kılavuz’un amacı farklı tiplerde staj yapacak öğrencilerin öğrenmek isteyecekleri birçok konuda sizlere bilgi vermektir.
Hazırlayan: Gökhan TAKAN Ph.D.
FELSEFESİ:
Stajın felsefesi mezuniyet sonrası başlayacağınız iş hayatınızın bir ön-testidir. Bu sebeple staj yapacağınız yeri seçerken mezuniyet sonrası ne iş yapmayı düşünüyorsanız ya da ilgilendiğiniz bir sektörde staj yapmanız uygun olacaktır.
Zorunlu staj çalışması 3 farklı şekilde yapılır, bunlar:
- Türkiye Cumhuriyeti sınırları içinde Devlet ya da Özel sektörde,
- Yurt Dışında
- Yurt Dışında ama Erasmus kapsamı çerçevesinde.
Öncelikle daha sık olan ve daha fazla işlem gerektiren 1. konu ile başlıyoruz.
T.C.‘de Yapılacak Staj ve Şartları:
Lisans eğitiminizin 3. yılı yaz döneminde gerçekleştirilmesi gereken staj programı, mezuniyetiniz için zorunlu bir akademik gereksinimdir. Kesintisiz en az 30 iş günü sürmesi planlanan bu sürecin temel adımları ve prosedürleri aşağıda belirtilmiştir.
Staj yapılacak kamu kurumu veya özel sektör kuruluşunun belirlenmesi tamamen öğrencinin sorumluluğundadır. Bölümümüz, staj yeri bulma sürecine doğrudan müdahil olmayacaktır. Bu yaklaşımın temel amacı; öğrencilerin mezuniyet sonrası kariyer planlama ve bağımsız iş bulma dinamiklerini (mülakat süreçleri, profesyonel iletişim vb.) şimdiden deneyimleyerek mesleki yetkinlik kazanmalarını sağlamaktır.
Staj yapacağınız yeri belirlediğinizde EK1 olarak belirtilen “Bölüme Staj Başvuru Belgesi” belgesi ile staj yapacağınız yere gideceksiniz.
Karşılıklı görüşmeniz olumlu geçer ve “informal” onay alırsanız, belgedeki staj yeri ile ilgili bilgileri yetkiliden öğrenerek formun ilgili bölümünü doldurunuz. Daha sonra sizi ilgilendiren bölümleri de dolduracaksınız. Bu doldurulacak bilgilerin eksiksiz olması bazı durumlarda çok önem taşımaktadır. Bu belgeyi ve sigorta dokümanlarını belirtilen adrese mail atacaksınız (gokhant@metu.edu.tr).
Yasal mevzuat gereği, staj süresince devlet tarafından sigortalanmanız zorunludur. Bu kapsamda dikkat edilmesi gereken temel parametreler şunlardır:
-
SGK sistemi girişlere sadece staj başlangıcından 15 gün önce izin vermektedir. EK2 belgesi teslim edildikten ve sisteme girildikten sonra staj tarihlerinde hiçbir şekilde değişiklik yapılamaz. T.C. vatandaşı da olsanız yabancı uyruklu da olsanız bu belge doldurulacak ve belirtilen adrese mail atılacaktır (gokhant@metu.edu.tr) fakat bu belgeyi staj başlama tarihinden en erken 1 ay önce yollamanız gerekmektedir. Sizden gelecek bu belgeler birleştirilerek ODTÜ Personel Dairesi Başkanlığına yollanacaktır. SGK sistemi bilgi girişine ancak staj başlama tarihinden 15 gün önce izin vermektedir. Dolayısı ile bu belgeye yazacağınız staj başlama ve bitiş tarihlerini iyi hesaplayınız. Bir kere bana ulaştıktan sonra tarih değişimi söz konusu olamaz.
-
Yaz okulu vb. gerekçelerle staj süreci bölünemez veya parçalı olarak yapılamaz. Kesintisiz ve sigortalı çalışma esastır.
-
SGK işe giriş bildirgeniz, staja başlamadan birkaç gün önce e-Devlet sistemindeki 4A sekmesine yansıyacaktır. Bu belge stajdan önce indirilip yazdırılmalı ve kuruma gidilirken mutlaka fiziki olarak yanınızda bulundurulmalıdır.
Sürecin aksamaması adına iletilen belgelerdeki bilgilerin doğruluğu ve tarihlerin rasyonel bir şekilde planlanması kritik önem taşımaktadır.
SGK konusunda ek olarak 1 belge daha doldurulup, imzalanıp yollanacaktır. Bu EK3 ve EK4 olarak isimlendirilen belgeler “Beyan ve Taahhütname” belgeleridir. Neden 2 belge? Aslında bu belgelerden bir tanesini dolduracaksınız. Belgelerden EK3 olan eğer aileniz kanalı ile sigorta kapsamı dahilindeyseniz dolduracağınız belge. EK4 ise hiçbir sigorta sistemine dahil değilseniz dolduracağınız belge. Hangi şartta olursanız olun yine de sigortalanacaksınız staj süresince.
Staj yapacağınız yere gitmeden önce SGK belgenizi e-Devlet üzerinden indirip yanınızda staj yapacağınız yere götürünüz. Bu dosyada bulunan EK5 “TR-Staj Sertifikası” en önemli belgedir. Bu Belgeye isminizi soyadınızı yazıp sağ üst köşesine bir adet vesikalık foto zımbalayacaksınız ve bir zarfa koyarak staj yapacağınız sizden sorumlu kişiye teslim edeceksiniz. Onlar staj sonunda sizi değerlendirip bu belgeyi zarfa koyup kapatıp arkasını imzalayıp size teslim edecekler. Bu bana geri getireceğiniz 1. ve en önemli belge olacak.
STAJ SIRASINDA YAPILACAKLAR
Staj süreci boyunca Orta Doğu Teknik Üniversitesi'ni (ODTÜ) temsil ettiğiniz bilinciyle hareket etmeniz ve profesyonel sınırları korumanız esastır. Çalıştığınız kurumun organizasyonel kültürüne ve spesifik kılık-kıyafet yönetmeliklerine (örn. klinik veya askeri sağlık birimleri) harfiyen uyulmalıdır. Genel bağlamda, kurum içi ciddiyete uygun, aşırılıktan uzak, rasyonel ve profesyonel bir dış görünüş ile iletişim tarzı benimsenmelidir.
Staj operasyonunun akademik standartlarda kayıt altına alınabilmesi için aşağıdaki prosedürlerin izlenmesi gerekmektedir:
-
Stajın ilk iş günü, kurumdaki yetkili amirinize fotoğraflı staj sertifikanızı fiziki olarak teslim ediniz.
-
Uygulanan tekniklerin ve günlük operasyonların sistematik bir kaydını oluşturmak üzere standart bir kayıt defteri (sayfa veya cilt standardı aranmaksızın) tutulmalıdır. Her sayfanın sağ üst köşesine tarih atılması ve uygulanan prosedürlerin adım adım yazılması gereklidir. Rutin işlemler için "Önceki günkü rutin analizler tekrarlandı" şeklinde tekrardan kaçınan notlar düşülebilir. Staj bitiminde defterin son sayfası, sorumlu yürütücü tarafından mutlaka kaşelenip imzalanmalıdır.
-
Staj tamamlandığında, amirinize verdiğiniz sertifika, ilgili birimce doldurulup değerlendirilmiş şekilde kapalı, mühürlü/imzalı bir zarf içerisinde geri alınmalıdır.
Kurumdan alınan belgelere ek olarak, tamamen gizlilik prensibiyle incelenecek 1 sayfalık (A4) bir değerlendirme raporu hazırlanmalıdır. Alt kısmında mutlaka ad-soyad ve ıslak imzanızın bulunacağı bu belge şu detayları içermelidir:
-
Stajın gerçekleştirildiği kurum, tarih aralıkları ve kazanılan teknik becerilerin/metodolojilerin maddeler halinde özeti.
-
Kurumun stajyerlere yönelik genel tutumu, çalışma ortamının dinamikleri, maruz kalınan muamele ve gelecek dönem öğrencilerine yönelik tavsiye/uyarıları içeren analitik ve samimi bir değerlendirme paragrafı.
Hazırlanan bu 3 temel materyal (Laboratuvar Defteri, Kapalı Zarf Sertifika ve Geri Bildirim Raporu), mezuniyet döneminizde Bio360 dersini kodladığınız yarıyılın sonuna kadar şahsınızda muhafaza edilecektir. Final sınavları öncesinde tarafımdan resmi bir çağrı e-postası iletilene kadar evrak teslimatı yapılmamalıdır. Kayıt bütünlüğünün korunması adına, ilgili çağrı ulaşmadan belgelerin bölüme getirilmemesi kritik bir gerekliliktir.
2) Yurtdışında Yapılacak Staj
ERASMUS haricinde yapacağınız staj çalışması da T.C.’de yapılacak çalışma ile paralellikler gösterir. Yine defter tutmanız rapor yazmanız ve bu sefer İngilizce ve resimli sertifikayı doldurtup teslim almanız gerekmektedir. Fakat bazı Lab. ya da kuruluşlar, çalışma sonuçlarının gizli olabileceği sebebi ile defter tutmanıza ya da bu bilgiyi beraberinizde götürmenize izin vermeyebilirler. Bu durumda, staj yaptığınız yerden şartların bu şekilde olduğunu belirten kısa bir yazı almanız sizi defter sorumluluğundan muaf tutacaktır. Staj yerinize gitmeden mutlaka EK6’da verdiğim “ENG-Staj Sertifikasını” doldurup resim zımbalayıp bir zarfa koyup hocanıza staj başlangıcında teslim edin. Staj bittiğinde de sertifikanızın doldurulmuş bir şekilde kapalı ve imzalı zarfta kurumdan alınız.
Bu 2 belge (Defter ve sertifika) mezun olacağınız son dönem Bio360 dersini kodladıktan sonra finaller başlamadan benden alacağınız bir mail sonrası bana getirilecek. Bu mail size ulaşmadan bana bu belgeleri getirmeyin.
3) Erasmus Dahilinde Yapılacak Staj
Erasmus staj programı tamamen Üniversitenin Erasmus Ofisi tarafından koordine edilen bir aktivite olup biz sadece 1-2 defa form imzalamaktan başka bir iş yapmayız.
Erasmus dahilinde yapacağınız staj çalışması da T.C.’de yapılacak çalışma ile paralellikler gösterir. Yine defter tutmanız ve bu sefer İngilizce ve resimli sertifikayı doldurtup teslim almanız gerekmektedir. Fakat bazı Lab. ya da kuruluşlar, çalışma sonuçlarının gizli olabileceği sebebi ile defter tutmanıza ya da bu bilgiyi beraberinizde götürmenize izin vermeyebilirler. Bu durumda, şartların bu şekilde olduğunu belirten kısa bir yazı almanız sizi defter sorumluluğundan muaf tutacaktır. Staj yerinize gitmeden mutlaka EK6’da verdiğim “ENG-Staj Sertifikasını” doldurup resim zımbalayıp bir zarfa koyup hocanıza staj başlangıcında teslim edin. Staj bittiğinde de sertifikanızın doldurulmuş bir şekilde kapalı ve imzalı zarfta kurumdan alınız.
Bu 2 belge (Defter ve sertifika) mezun olacağınız son dönem Bio361 dersini kodladıktan sonra finaller başlamadan benden alacağınız bir mail sonrası bana getirilecektir. Bu mail size ulaşmadan bana bu belgeleri getirmeyin.
2. ve 3. Bölümlerde (yurtdışı staj) çalışmalarında sağlık sigortası yaptırmanız istenecektir. Bunun için sigorta şirketlerine başvurup fiyat alıp uygun olan birinde karar kılıp sigortanızı kendiniz yaptıracaksınız.
ÖNEMLİ NOT: Bütün bu işlemler tamamlanıp 360 ya da 361 dersine kayıt olduktan sonra bir daha içinde staj kelimesi geçen başka bir aktivitesi gerçekleştiremezsiniz.